En este rol serás el responsable de brindar apoyo eficiente en todas las actividades administrativas asignadas por el líder, asegurando la correcta ejecución de las tareas y el cumplimiento de los plazos establecidos, gestionar y dar respuesta oportuna a las solicitudes internas de la compañía, colaborando con los diferentes departamentos para garantizar una atención eficaz y la resolución inmediata de las necesidades, contribuir a la mejora continua de los procesos administrativos, asegurando la correcta organización y flujo de información.
Lo que harás
- Brindar orientación a los colaboradores y proporcionar la información administrativa cuando sea necesario.
- Comunicar las novedades administrativas a través del canal de Slack.
- Gestionar los envíos a través de mensajería o coordinar los envíos nacionales, asegurando el cumplimiento de los tiempos y urgencia de entrega
- Autorizar y registrar el ingreso de los visitantes a BIA, garantizando el cumplimiento de la administración del edificio.
- Gestionar la asignación y entrega de los equipos de cómputo, asegurando que cada colaborar firme el acta.
- Gestionar con los proveedores de equipos de cómputo las tareas relacionadas con el reseteo de dispositivos, la actualización o instalación de antivirus y la renovación de licencias.
- Gestionar con los proveedores externos cualquier novedad presentada, incluyendo incidencias relacionadas con Novaventa, las máquinas de agua, impresoras e Internet.
- Actualizar de manera constante la base de datos de las herramientas de trabajo y activos fijos asignados a los colaboradores.
- Gestionar e inventariar los pedidos de insumos, incluyendo herramientas, papelería y productos para la cafetería, asegurando el control adecuado de inventario y la disponibilidad oportuna.
- Verificar que la documentación necesaria para la creación de proveedores se reciba de manera completa, asegurando el cumplimiento de los requisitos establecidos para su registro.
- Descargar las consultas en SAGRILAFT de proveedores y sus representantes legales para proteger la relación de Bia con proveedores.
- Realizar recorridos periódicos para supervisar y coordinar los mantenimientos locativos, garantizando el adecuado estado de las instalaciones.
- Controlar y hacer seguimiento a la asignación de salas de reuniones a través de Gmail, manteniendo el recurso en disponibilidad de los colaboradores.
- Fomentar y mantener la cultura organizacional de BIA, promoviendo los valores y principios que definen el ambiente laboral y la identidad de la empresa.
- Ejecutar las demás funciones asignadas por el líder, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos y necesidades del equipo.
Para el desarrollo del rol necesitaras
- Técnico o tecnólogo en áreas contables o estudiante de Contaduría Pública, de sexto semestre en adelante o recién graduado
- Mínimo 1 año de experiencia relacionada con el cargo
- Conocimientos de programas informáticos contables, preferiblemente NetSuite, manejo de herramientas ofimáticas, capacidad analítica y conocimientos contables.
🌍 Ownership: Pensamos y actuamos como dueños de Bia no solo haces tareas, te apropias desde el primer paso hasta el resultado final, verás cómo tus contribuciones dan forma a productos excepcionales y a la experiencia del cliente.
💡 Mentalidad Resolutiva: Enfrentar desafíos es parte de nuestro ADN. Vemos los problemas como oportunidades y nos enorgullece encontrar soluciones creativas.
🌀 Adaptabilidad en Acción: Los cambios son constantes en nuestro entorno. Buscamos talentos que no solo se adapten, sino que también prosperen en situaciones cambiantes. Somos flexibles, resilientes y capaces de mantener el enfoque en medio de la incertidumbre.
🤝 Jugador de Equipo A: En Bia colaboramos y crecemos juntos. Valoramos a quienes se preocupan por el éxito del equipo tanto como por el propio, al unirte a nosotros estás asumiendo un papel fundamental en un equipo cohesionado que trabaja en perfecta sinergia, nos apoyamos mutuamente para alcanzar la victoria.
✨ Centrados en el Usuario: Reconocemos que el éxito reside en comprender y satisfacer las necesidades de nuestros clientes y colaboradores. La experiencia del cliente y del colaborador es el corazón de lo que hacemos. Buscamos talentos que se comprometan a crear soluciones que no solo cumplan, sino que superen las expectativas, impulsando así relaciones duraderas y significativas.